Handleiding

Dit dossier omvat uw gegevens, een zelftest, actieplan en metingen van zowel EGW als installaties (bv. zonnepanelen).
Elk najaar (20 aug - 20 okt) vragen we jullie dit formulier te updaten. Elke nieuwe kandidaat mag zich verwachten aan een fysieke controle. Andere kandidaten ondergaan deze audit normaliter elke 3 jaar, maar de controles kunnen ook steekproefgewijs (gratis) gebeuren.
Dit jaar vult u voor het eerst een online dossier in. In een later stadium zal de jury dit dossier beoordelen en zal u uw resultaten online kunnen bekijken. Ook deadlines, evenementen, to do's en facturen zullen een deel uitmaken van My Green Key. Voorlopig beginnen we echter met de online zelftest en metingen en bouwen de online module stap voor stap op.
Lees aandachtig onderstaande richtlijnen, om uw dossier zo volledig mogelijk te kunnen indienen.

I. HET SYSTEEM

TER VOORBEREIDING

A) Bestaande klant

Als eigenaar heeft u één of meerdere Groene Sleutels behaald? Dan kan u zich baseren op de zelftest van vorige jaren om de online zelftest in te vullen. LET OP: de criteria zijn dit jaar lichtelijk gewijzigd - vooral wat betreft voeding; maar ook bij de uitleg zijn sommige zaken aangepast. Ga voor deze eerste keer met de nieuwe criteria dus niet overhaast te werk. Zorg altijd voor een update van de EGW-gegevens en vul ook uw installaties netjes aan. Bedenk acties voor het actieplan. Een onvolledig dossier kan niet worden goedgekeurd door de jury.

B) Nieuwe klant

Als kandidaat-Groene Sleutelhouder vult u voor de eerste keer een zelftest in? Probeer nu al zo volledig mogelijk te zijn. Er volgt sowieso nog een audit - waarbij uw zelftest door de auditeur wordt overlopen. Toch is deze audit bedoeld als ondersteuning - en dus niet om uw volledige dossier op punt te stellen. U overloopt zelf al alle criteria en vult aan, u verzamelt de gegevens rond EGW en voor de andere metingen. U formuleert nu al een actieplan met nog uit te voeren acties én houdt administratieve bewijzen best bij in een map.

C) Meerdere gebouwen of categorieën?

Indien je voor verschillende gebouwen of categorieën een groene sleutel wilt behalen, dan maakt u voor elke kandidaat een afzonderlijk dossier aan. Je kan echter een bestaande -ingevulde- zelftest in een nieuw dossier ‘importeren’ op basis van het dossiernummer. Hierdoor volstaat het om specifieke criteria aan te passen, in plaats van alle vragen opnieuw te beantwoorden.


1. DE ZELFTEST

De zelftest bestaat uit verplichte en optionele criteria die door de internationale FEE - Foundation for Environmental Education - worden bepaald voor alle 56 landen die deelnemen. Op nationaal vlak worden de criteria vertaald en soms aangepast aan de specifieke economische context.
Bij de verplichte en de optionele criteria zijn er daarom ook zaken die wettelijk verplicht zijn voor bepaalde categorieën, op Vlaams of federaal niveau.
Bij de verplichte criteria kan u altijd 'niet van toepassing' of 'NVT' invullen als het criterium geenszins van toepassing is voor uw onderneming (bijv.: het criterium gaat over personeel, maar u heeft geen personeel). In alle andere gevallen dient er bij een verplicht criterium feitelijk 'JA' te staan. Alle 'nee's' in het verplichte gedeelte leveren een onvoldoende resultaat op.
U kan als zaakvoerder tijdens de audit een DISPENSATIE aanvragen voor die verplichte criteria die u nog niet heeft behaald - dan wordt dit met de jury bekeken. Evenwel zal zo'n dispensatie altijd een nieuwe deadline opleveren - een datum die geldt als ultiem tijdstip om alsnog het criterium te behalen.
Er zijn een honderdtal verplichte criteria. Per categorie gelden er ook optionele criteria - waarvan er telkens een minimum per categorie moet worden behaald.
Omschrijving bedrijfMinimaal te behalen optionele punten
Openluchtverblijf15
Vakantiepark20
Hotel20
Gastenkamer15
Jeugdlogies15
Vakantiewoning15
Meetinglocatie20
Attractie20
Restaurants15
OPGELET: bent u zaakvoerder van een onderneming die meerdere Groene Sleutels heeft behaald voor verschillende categorieën? Dan zal u vanaf nu de optionele criteria voor elke behaalde Groene Sleutel moeten aanvullen. Vroeger werden deze criteria bij elkaar opgeteld maar nu worden de resultaten per Green Key dossier bekeken. Elke categorie is anders, zo kan u categoriespecifiek te werk gaan bij het behalen van optionele criteria.

2. ACTIEPLAN, METINGEN EGW & INSTALLATIES

Het actieplan moet u helpen om acties te formuleren voor het komende jaar. In 2017 stelt u dus een actieplan op voor 2018. De metingen van elektriciteit, water en gas zijn bedoeld om op termijn te kunnen benchmarken en uw bedrijf te kunnen evalueren. U houdt de cijfers bij van het voorbije jaar - dus nooit van het lopende jaar (deze zijn nog onvoldoende gekend!) Van installaties zoals zonnepanelen etc. wordt ook het verbruik bijgehouden. Alle nog niet-genoemde installaties kan u aanvullen

3. DOSSIER VERSTUURD

Nadat u uw dossier heeft ingediend, is het volgens de internationale richtlijnen verplicht dat de programmamanager van de Groene Sleutel altijd een administratieve check uitvoert. Tekorten zullen online worden meegedeeld én als ze niet tijdig worden opgelost, zullen ze door de jury worden besproken. Er kan een deadline worden opgegeven om bewijsmateriaal aan te leveren. In dat geval volgt de auditeur ook mee op dat de gemaakte deadlines worden behaald én dat het geleverde bewijs afdoende is. Op de administratieve check volgt in één derde van de gevallen een fysieke check. Onze auditeur stuurt in dit geval een e-mail om een afspraak vast te leggen, die vanaf half september kan plaatsvinden. Alle nieuwe kandidaten krijgen sowieso een fysieke check van hun onderneming. Bestaande kandidaten krijgen om de drie jaar een controle en ook steekproefgewijs (door de jury aangeduid) kan een controle plaatsvinden die dan altijd gratis is.

4. FEEDBACK & JURYBESLISSINGEN

Na de juryzitting half november volgt vrij snel een antwoord van het Green Key management: online zal worden aangevuld wie een nieuwe Groene Sleutel heeft behaald en op de kalender zal natuurlijk een tijdstip voor de nieuwe uitreiking worden meegedeeld. Kandidaten kunnen de melding krijgen dat ze nog bewijsmateriaal dienen aan te leveren - oftewel nog voordat de nieuwe Groene Sleutels worden uitgereikt oftewel binnen een andere haalbare termijn.

II. DEELNAMEVOORWAARDEN

Een klant dient zich eerst aan te melden met de unieke code om toegang te krijgen tot My Green Key - zowel bestaande als nieuwe klanten moeten de eerste keer een minimum aan gegevens online invullen.

Sommige van deze gegevens (adres, soort accommodatie) zullen later ook gekoppeld worden aan een 'frontoffice' dossier op onze nieuwe website, waar klanten snel toeristische of zakelijke accommodaties zullen kunnen opzoeken.
Een nieuwe klant kan zich aanmelden en de zelftest invullen, maar alsnog beslissen om toch niet over te gaan tot een audit - als er bv. onvoldoende criteria werden behaald OF als de auditeur na het indienen beslist dat het tijdstip voor deelname nog te vroeg is.

De cyclus voor nieuwe kandidaten gaat als volgt:

 -  een nieuwe kandidaat meldt zich aan (voor september)

 -  een My Green Key dossier wordt ingevuld en overgemaakt aan zowel de programmahouder als de auditeur (tot half september)

 -  de auditeur neemt contact op om een audit in te plannen (september/oktober)

 -  het dossier wordt samengevat en voorgesteld aan de jury (oktober/november)

 -  de klant krijgt feedback (november/december)

 -  een nieuwe Groene Sleutel wordt na goedkeuring toegekend - al dan niet mét officiële uitreikingsceremonie

 -  een factuur wordt toegestuurd na de audit (digitaal)

 -  een contract wordt opgemaakt en verstuurd (per post, meestal samen met staaltjes sponsoren)

 -  een factuur voor de jaarlijkse bijdrage wordt verstuurd in januari

Wie wil uitstappen, kan het reglement hieromtrent raadplegen in het contract.